В 2018 году исполняется 100 лет со дня образования архивной службы России. История архивного дела России насчитывает уже не одно столетие. За такой длительный период развития архивному делу пришлось пережить различные изменения, реформы и преобразования. 1 июня 1918 года Совет народных комиссаров утвердил декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», который положил начало архивному строительству в нашей стране. В соответствии с этим декретом, в апреле 1919 года, было создано губернское архивное бюро, которое занялось организацией архивного дела в уездах. В 1920 году губархив бюро разослало всем уездным ревкомам циркуляр с просьбой в месячный срок составить список всех архивов и принять меры к их спасению. Созданию архивов на местах препятствовало отсутствие финансовых средств, помещений и специалистов. Поэтому архивное строительство на местах растянулось на долгое время.
Из документов, которые сохранились и находятся на хранении в архивном отделе стало известно, что с 1 января 1934 года заведующим райархивом Николаевского Райисполкома назначен - Токарев Петр Афанасьевич – 1903 года рождения, который проработал в этой должности 23 года.
Токарев Петр Афанасьевич- заведующим райгосархивом Николаевского Райисполкома.
До начала Великой Отечественной войны архив располагался в здании райкома ВЛКСМ, занимал 4 комнаты площадью 104 кв. м. оборудованные стеллажами. Райархив находился в ведении Сталинградского областного архивного управления и управления НКВД по Сталинградской области.
Здание архива, слобода Николаевская.
В 1943 году райархив переехал в новое оборудованное здание РО НКВД.
На 1 декабря 1943 года на хранении находилось 150 фондов, 12024 ед. хр.
Распоряжением по исполкому Николаевского райсовета №11-р от 01 июня 1957г. заведующей районным архивом назначена Петренко Мария Федоровна 1926 года рождения, которая проработала в этой должности 22 года. Основными направлениями деятельности райгосархива в эти годы были комплектование, учет, обеспечение сохранности, проверка наличия документов фондов, составление справочного аппарата, усовершенствование описей и использование документов. В 1980 году приняла заведование архивом Крищенко Галина Михайловна и проработала в должности начальника архивного отдела 26 лет. В 1983 г. райгосархив находился в трехкомнатной квартире на первом этаже пятиэтажного здания, в архиве хранилось 10393 дела, из них 1281 ед. хр. по личному составу. В 1988г. райгосархив был преобразован в архивный отдел райисполкома, затем райадминистрации. В 1994г. был создан районный архив документов по личному составу, ему выделено помещение под архивохранилище и рабочую комнату общей площадью17,6 кв. м. Заведование приняла архивом по личному составу Васильчикова Антонина Семеновна. За период работы с 1994 года по 2015год были приняты документы по личному составу от 168 ликвидированных организаций. В 1998г. архив документов по личному составу вошел в архивный отдел на правах, архивохранилища и Васильчикова А.С. переведена ведущим специалистом архивного отдела.
В 2004 году управленческие документы постоянного хранения были переданы в приспособленное одноэтажное здание. Увеличены площади архивохранилищ документов по личному составу и архивный отдел стал располагаться в двух приспособленных помещениях, в одном хранятся документы по личному составу, в другом - документы постоянного срока хранения. После ухода Крищенко Г.М. с 2006 года должность начальника архивного отдела исполняет Шевченко Светлана Николаевна.
С 2006 года по штатному расписанию в архивном отделе администрации Николаевского муниципального района значились: начальник отдела- Шевченко С.Н., ведущий специалист – Васильчикова А.С., специалист 2 категории – Трегубова Н.Н. В том же составе отдел продолжал трудиться по 2015год.
Фото коллектива архивного отдела 2006г. Васильчикова А.С, Шевченко С.Н., Трегубова Н.Н.
В 2006г. на учете находилось 200 фондов, 23678 ед. хр., в том числе 14947 единиц постоянного срока хранения, 8274 ед. хр. по личному составу, а также 457 фотодокументов. В список источников комплектования включено 32 организации.
В 2016 году коллектив коренным образом поменялся. На сегодняшний день в архивном отделе трудятся: начальник одела - Шевченко С.Н., специалисты 2 категории Верещагин С.Д., Нешпор М.А., Трегубова Л.В.
Фото коллектива архивного отдела 2018 г. Шевченко С.Н., Верещагин С.Д., Литвинова Л.Р., Трегубова Л.В.
На сегодняшний день архивный отдел Николаевского муниципального района, является структурным подразделением администрации Николаевского муниципального района и предоставляет муниципальные услуги в сфере архивного дела физическим и юридическим лицам. В своей работе архивный отдел активно взаимодействуют с многофункциональным центром, Пенсионными фондами.
На 01.01.2018 года в архивном отделе администрации Николаевского муниципального района на хранении находится 271 фонд, в их числе 1 фонд фотодокументы, 98 фондов управленческой документации, 172 фонда по личному составу. Общий объем документов находящихся на хранение составляет 37627 единиц хранения. Ведется работа по переводу в формат электронных баз данных описей архивных фондов, переведено 305 описей из них 122 описи постоянного срока хранения, 183 по личному составу. Общее число закартонированных документов составляет 15 706 единиц хранения. Отделом ежегодно исполняется до 2000 запросов социально- правового и тематического характера. Проводятся мероприятия - выставки посвященные памятным датам, так же тематические фотовыставки для разносторонней аудитории пользователей архивной информации. Читальный зал архивного отдела пополняется документами, фотодокументами, литературой. Организовывается и предоставляется информационный ресурс для пользователей читального зала. Ежегодно на архивное хранение поступают документы 32 организаций источников комплектования. Ведется работа по переводу в формат электронных баз данных документов, переведено 305 описей из них 122 описи постоянного срока хранения, 183 по личному составу.
