При подготовке архивных справок социально-правового характера и архивных выписок на тематические запросы, часто встречаются такие случаи, когда в архивных документах при написании фамилии имени отчества допускаются расхождение на одну букву, или в документе указана только фамилия без инициалов или инициалы без расшифровки. В этих случаях архивным работником проверяется несколько записей в разных документах, в которых дополнительная информация позволяет установить, что речь идет об одном и том же человеке. Если установить это невозможно, в справке дается информация из текста документа с оговоркой в скобках: (так в документе). В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках: (так в документе). В тексте архивной справки, выписке не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
