Ликвидация юридического лица влечет прекращение его деятельности без правопреемства. В целях обеспечения реализации социальных гарантий работников, документация по личному составу ликвидированных организаций передаётся в государственные и муниципальные архивы на постоянное хранение. В архивном отделе администрации Николаевского муниципального района на хранении сегодня находятся документы по личному составу 174 ликвидированных организаций.
Передача документов в архив осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.
В архив подлежат передаче следующие документы по личному составу: свидетельство о ликвидации организации; решение организации о ликвидации; приказы или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве); трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда; личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников), личные дела уволенных, лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы; невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.); акты о несчастных случаях.
Вместе с документами в архив передаются опись дел по личному составу в 3 экземплярах и историческая справка в 1 экземпляре.
